Den som leverer, vet hva kunden ble lovet
I mange bedrifter ligger prosjektplanen i ett verktøy, avtalen i et annet og timene i et tredje. Den som skal levere, må lete opp hva som faktisk ble solgt.
I AiFlow ligger prosjektet på kundekortet og på salget. Den som leverer, ser avtalen, produktene, e-postene og notatene i samme bilde. Timene som føres på oppgavene, havner på riktig kunde, så faktureringen stemmer med jobben.
Du får færre overleveringer der informasjon forsvinner på veien, og ingen trenger å spørre selgeren hva som ble avtalt.
- Prosjektet ligger på kundekortet og på salget
- Hele teamet ser samme fremdrift og samme frister
- Timer ført på en oppgave følger med til kunden
- Varsel når du får en oppgave, og før fristen går ut
Se hva som krever oppfølging denne uka
Prosjektoversikten sorterer det som haster øverst. Mandagsmøtet kan starte med listen, i stedet for en runde rundt bordet.
Krever oppfølging først
Prosjektene som krever oppfølging, står øverst. Du ser også hva som har frist denne uka, og hva som står fast.
Neste steg og neste oppgave
Hvert prosjekt viser fremdrift i prosent, neste steg, neste oppgave og hvem som er ansvarlig. Du ser hvor prosjektet står uten å åpne det.
Filtrer på det du trenger
Se bare dine egne prosjekter, én kunde, én kategori eller alt med frist før en bestemt dato.
Gjør de samme prosjektene likt hver gang
De fleste bedrifter leverer de samme typene prosjekter om og om igjen. Lag en mal med steg og oppgaver én gang, for eksempel for kundeoppstart, en leveranse eller et arrangement. Neste prosjekt starter du fra malen. Malen er prosjektplanen, klar til bruk.
Nye i teamet følger de samme stegene som de erfarne, og kunden får den samme leveransen uansett hvem som gjør jobben.
- Maler for prosesser og prosjekter
- Forhåndsdefinerte steg og oppgaver, klare når neste prosjekt starter.
- Oppgavesett i fast rekkefølge
- Når rekkefølgen betyr noe, tas oppgavene i den rekkefølgen du har bestemt.
- Oppgaver med deloppgaver
- Del opp store oppgaver og flytt dem mellom stegene på tavlen.
Prosjektstyring i CRM, ikke ved siden av
Et eget prosjektstyringsverktøy vet ikke hvem kunden er, hva som ble solgt eller hvilke timer som skal faktureres. Når prosjektstyringen ligger i samme system som kundene, henger alt sammen av seg selv.
- Kunden
- Prosjektet vises på kundekortet, sammen med e-post, møter og tidligere salg.
- Salget
- Prosjektet kan kobles til salget, så avtalen og produktene ligger ett klikk unna.
- Timene
- Timer ført på en oppgave havner på oppgaven og på kunden.
- Ordren
- Når salget er vunnet, oppretter AiFlow ordren. Du følger leveransen videre i et prosjekt.
Vanlige spørsmål
Hva er prosjektstyring?
Prosjektstyring er å planlegge, følge opp og fullføre et prosjekt: hvem gjør hva, i hvilken rekkefølge og innen når. I praksis handler det mest om å ha oversikt over leveransene, se hva som haster og sørge for at ingenting blir glemt.
Hva bør en prosjektplan inneholde?
En god prosjektplan har et mål, fasene prosjektet går gjennom, oppgavene i hver fase, hvem som er ansvarlig og når ting skal være ferdig. I AiFlow lager du dette som en prosjektmal med steg og oppgaver, som du bruker igjen neste gang.
Er AiFlow et prosjektstyringsverktøy?
AiFlow er et CRM med prosjektstyring innebygd. Det passer når prosjektene dine er leveranser til kunder, som konsulentoppdrag, byråjobber, kundeoppstart og service. Styrer du store prosjekter med Gantt-diagram og ressursplanlegging, trenger du et eget prosjektverktøy i tillegg.
Kan jeg føre timer på prosjektet?
Ja. Du fører timer på oppgavene i prosjektet, og timene havner både på oppgaven og på kunden. Da ser du hvor mye tid kunden har brukt, og hva som skal faktureres.
Kan jeg koble et prosjekt til et salg?
Ja. Salgskortet har en egen fane for prosesser, akkurat som kundekortet. Den som leverer, finner avtalen og produktene fra salget uten å lete.
Hvordan ser jeg hvilke prosjekter som er forsinket?
Prosjektoversikten viser hvor mange prosjekter som krever oppfølging, har frist denne uka eller står fast. Sorter på «Krever oppfølging først», eller filtrer på prosjekter med frist før en bestemt dato.
Henger sammen med resten av AiFlow
Se prosjektene dine i AiFlow
På 30 minutter ser vi på hvordan dere leverer i dag, og hvordan dere kan sette det opp med prosjekter og maler i AiFlow.