Excel fungerer i starten, men når blir det en brems for veksten? Sammenlign CRM vs Excel og finn ut når det er på tide å oppgradere for norske SMB-er.
AIFlow CRM 
Excel er ikke problemet – det er faktisk begynnelsen på løsningen.
Det starter gjerne med et enkelt regneark. Noen få kolonner for kundenavn, telefonnummer, og kanskje når dere sist hadde kontakt. Greit nok. Det fungerer utmerket når virksomheten er liten og oversiktlig. Men så skjer det noe: Flere kunder kommer til. Teamet vokser. Plutselig er det tre personer som skal ha tilgang til kundeinformasjonen, og alle har sin egen versjon av arket. “Kundeliste_endelig_v2_revidert_mars.xlsx” blir til “Kundeliste_NY_oppdatert.xlsx”, og ingen er helt sikre på hvilken som er den riktige.
Spørsmålet er ikke om Excel er et dårlig verktøy. Spørsmålet er om det fortsatt er det riktige verktøyet for den fasen virksomheten din er i nå.
La oss se på når Excel fungerer utmerket, når det begynner å knirke i sambandene, og hva et CRM-system faktisk gjør som kan endre hverdagen din.
I denne artikkelen:
La oss starte med å gi Excel den æren det fortjener. For tusener av norske småbedrifter er Excel helt perfekt – i hvert fall i en periode.
Du har allerede Excel. Det er gratis (i praksis), alle i teamet kjenner det, og det er utrolig fleksibelt. Vil du legge til en ny kolonne? Gjør det. Trenger du å sortere på en annen måte? Ta tre sekunder. Excel motsetter seg ingenting.
For enkle oppgaver er det vanskelig å slå: En liste over kunder som trenger oppfølging. Et regneark som holder styr på hvem som kjøpte hva. En enkel oversikt over leads fra forrige messe. Når virksomheten har færre enn 50 kunder, ett eller to personer på salgsteamet, og enkle salgsprosesser, gjør Excel akkurat det det skal.
Det er en grunn til at så mange starter her. Excel stiller ikke krav, har ingen læringskurve å snakke om, og krever ingen investering. Det er som å bruke en skrutrekker til å skru i noen få skruer – fullstendig tilstrekkelig.
Hvis virksomheten din har:
…da er Excel sannsynligvis helt fint. Det er ingen grunn til å bytte verktøy bare fordi alle andre gjør det.
Men så vokser virksomheten. Og det er da det begynner å bli vanskelig.
Kjenner du igjen situasjonen når én person oppdaterer kundearket sitt, sender det på e-post til kollegaen, som samtidig har oppdatert sin egen versjon? Eller når noen redigerer en kopi av filen uten at resten av teamet vet om det?
Det blir fort et virvar av versjoner. Ikke fordi folk er slurve, men fordi Excel ikke er designet for at flere skal jobbe i samme datasett samtidig. Når to personer trenger samme informasjon, må den enten kopieres (og dermed bli to separate kilder), eller noen må vente til den andre er ferdig.
En omfattende studie publisert i 2024 viste at hele 94% av regneark som brukes i forretningsbeslutninger inneholder feil. Det er ikke fordi Excel er dårlig – det er fordi manuell databehandling alltid innebærer risiko for menneskelig feil.
Alt i Excel er manuelt. Du må huske å følge opp en kunde. Du må notere i kalenderen din at noen skal ringes opp. Du må selv finne frem til forrige samtalenotat i e-posten eller et annet ark.
Dette går greit når du har fem kunder. Men hva når du har 150? Og hva hvis du er syk en uke – husker kollegaen din hvilke kunder som skulle følges opp? Sannsynligvis ikke, med mindre dere har et system for det. Og hvis dere har et system for det, har dere egentlig allerede begynt å bygge noe som likner på et CRM – bare manuelt.
Excel er fantastisk på lister. Men kunderelasjon er ikke én liste – det er mange lister som henger sammen.
En kunde har flere kontaktpersoner. Hver kontaktperson har flere samtaler. Hver samtale har oppfølgingspunkter. Hvert oppfølgingspunkt kan føre til et tilbud. Tilbudet kan føre til en avtale.
For å håndtere dette i Excel, trenger du enten flere ark (som alle må holde synkronisert) eller flere filer (som alle må vite hvor er). Og hver gang du vil se hele historikken til en kunde, må du lete gjennom flere steder. Det tar tid. Og tid er penger.
Excel begynner å bli tregt når dataene blir store. Søk tar lengre tid. Filstørrelsen øker. Formler tar tid å beregne. Men det verre problemet er menneskelig skalering: Jo flere som bruker arket, jo vanskeligere blir det å holde styr på hvem som gjorde hva, når og hvorfor.
Og hvis noen i teamet gjør en feil – kanskje overskriver viktige data, eller sletter en rad ved et uhell – hvor lang tid tar det å oppdage det? Og hvor lett er det å rulle tilbake?
La oss si at en kunde ringer. Akkurat nå.
Du åpner filutforskeren. Finner “Kunder”-mappen. Åpner “Kundeliste_2026.xlsx”. Trykker Ctrl+F og søker etter kundenavnet. Finner de. Ok, så når snakket dere sist? Det står ikke her. Kanskje i e-posten? Du åpner Outlook, søker etter kundenavnet i e-postene dine. Finner en tråd fra for tre uker siden. Hva var det dere ble enige om? Du leser gjennom. Ok, nå husker du.
Underveis har kunden ventet i telefonen.
Du søker kundenavnet i CRM-et. Opp kommer hele profilen: siste samtale (for tre uker siden), hva dere ble enige om (et oppfølgingsmøte neste uke), hvem som er deres kontaktperson internt (deg), og alle tidligere e-poster, møter og notater.
Du har full kontekst på 5 sekunder. Kunden merker forskjellen.
Tall fra virksomheter som har gjort overgangen er klare: CRM-systemer øker salgsproduktiviteten med opptil 34%, og 94% av virksomheter rapporterer forbedret salgsproduktivitet etter å ha tatt i bruk et CRM. Det er ikke fordi folk jobber hardere – det er fordi de jobber smartere.
Når informasjon er sentralisert, når oppfølginger automatiseres, og når det tar sekunder i stedet for minutter å finne ting, akkumuleres det til betydelige tidsbesparelser. Typisk sparer ansatte 5-10 timer per uke på å bruke et CRM fremfor manuelle metoder.
Excel skaper friksjon. Liten friksjon, kanskje, men konstant. Hver gang du må lete. Hver gang du må huske. Hver gang du må dobbeltsjekke.
Et CRM fjerner friksjon. Det gir deg systemet som husker for deg, som varsler deg når noe må gjøres, og som gir deg informasjonen du trenger akkurat når du trenger den.
For en komplett oversikt over hva et CRM-system kan gjøre for din bedrift, se vår guide til CRM-systemer for norske bedrifter.
“Status quo” føles gratis. Men det er det ikke.
Hvor mange oppfølginger har sklint ut fordi ingen husket dem? Hvor mange potensielle kunder ble “glemte” fordi de falt mellom stolene når en ansatt sluttet eller var syk?
Tenk på det slik: Hvis én salgsmulighet i måneden går tapt fordi oppfølgingen ble glemt, og hver avtale er verdt 50.000 kr – det er 600.000 kr i tapt omsetning på et år. Bare på ett enkelt poeng.
Fem minutter her. Ti minutter der. En halvtime der borte. Det akkumulerer seg.
Hvis du bruker 30 minutter hver dag på å lete etter kundeinformasjon, manuelt logge samtaler, og oppdatere regneark – det er 2,5 timer i uken. 10 timer i måneden. 120 timer i året. Med en timekostnad på 500 kr, er det 60.000 kr i årlig lønnskostnad bare på ett teammedlem.
Studier viser at regneark i gjennomsnitt inneholder én feil per 20 celler med data. Når regnearkene dine vokser til hundrevis eller tusenvis av rader, hvor mange feil har de? Og hvilke beslutninger tas basert på feil data?
Når en kunde må gjenta seg fordi informasjonen ikke ble notert ned forrige gang. Når en oppfølging kom for sent fordi den ble glemt. Når de ringer og blir møtt med “kan du gi meg to minutter, så skal jeg finne informasjonen din?”
Disse små momentene akkumuleres til et samlet inntrykk. Og det inntrykket påvirker om de anbefaler virksomheten din videre eller ikke.
Kanskje tenker du: “Dette høres ut som mye arbeid.”
Det er en naturlig bekymring. Men la oss ta de vanligste fryktene og se på realiteten.
Moderne CRM-systemer har import-funksjoner som er bygget for akkurat dette. Excel-arket ditt er ikke en bakekste – det er startpunktet. De fleste CRM-leverandører hjelper til med migrering, og du kan teste med et lite datasett først før du importerer alt.
Regelen er enkel: Hvis dataene dine er i Excel nå, kan de være i et CRM i morgen. Ingen data går tapt. Tvert imot – de blir mer tilgjengelige.
For store enterprise-systemer? Kanskje. Men for små og mellomstore bedrifter? Dager, ikke måneder.
Et moderne CRM som er bygget for norske småbedrifter kan være operativt på under to uker. Den første dagen setter du opp det grunnleggende. Den andre uken importerer du data og trener teamet. Den tredje uken bruker dere det.
Dette er den mest legitime bekymringen – og det er grunnen til at onboarding er viktig.
Men tenk på det slik: Hvis teamet ditt bruker 30 minutter hver dag på å lete etter kundeinformasjon i Excel, og et CRM reduserer det til 5 minutter – tror du virkelig de ikke vil bruke det?
Folk motstår ikke endring. De motstår merarbeid. Hvis CRM-et gjør arbeidet enklere, vil de bruke det. Det er derfor 94% av virksomheter opplever økt produktivitet etter CRM-implementering – fordi verktøyet faktisk hjelper.
Så, når er det på tide?
Her er signalene som tyder på at Excel har nådd sin grense:
Du kjenner frustrasjonen når:
Du ser muligheten når:
Hvis du nikker gjenkjennende til flere av disse punktene, kan det være verdt å lese om CRM for småbedrifter for å forstå hvilke funksjoner du bør prioritere først.
Dette handler ikke om at Excel er dårlig. Det handler om at behovene deres har vokst forbi det Excel er designet for.
La oss være klare: Ikke alle trenger et CRM akkurat nå.
Hvis virksomheten din har mindre enn 30 kunder, ett eller to personer på teamet, og enkle oppfølgingsrutiner – kan Excel fortsatt være perfekt. Det er ingenting galt med å vente til behovene faktisk oppstår.
Men hvis du kjenner deg igjen i frustrasjonen og signalene over, har sannsynligvis tidspunktet kommet.
Virksomheter som gjør overgangen fra Excel til CRM rapporterer om:
Les mer om hvordan disse fordelene realiseres i vår guide om fordelene med CRM for norske små bedrifter.
Men kanskje det viktigste: Teamet får mer tid til å faktisk selge og bygge kunderelasjoner, i stedet for å administrere regneark.
Excel er et fantastisk verktøy. Det har sin plass i tusener av norske bedrifter, og det vil fortsette å ha det.
Men det er en forskjell mellom et verktøy og et system. Excel er et verktøy – fleksibelt, kraftig, og utmerket til mange oppgaver. Et CRM er et system – bygget spesifikt for å håndtere kunderelasjoner, automatisere arbeidsflyt, og gi oversikt.
Spørsmålet er ikke om Excel er bra eller dårlig. Spørsmålet er: Har virksomheten din vokst ut av det Excel kan tilby?
Klar for å ta steget? Vår implementeringsguide viser deg hvordan du kommer i gang uten å overvelde teamet.
Hvis du kjenner frustrasjonen av versjonskaos, tapte oppfølginger, og tid brukt på å lete etter informasjon – da er svaret sannsynligvis ja.
Det beste tidspunktet å bytte er når du begynner å føle friksjon, ikke når alt har kollapset. Fordi da har du allerede tapt tid, leads, og penger som kunne vært spart.
Vil du se hvordan et CRM kan forenkle hverdagen din? Prøv AIFlow gratis i 14 dager – ingen kredittkort påkrevd. Importer Excel-dataene dine og opplev forskjellen.
Visste du at omtrent 40% av selgere fortsatt bruker uformelle verktøy som Excel-ark og e-post for å lagre kundedata? I en tid der data er gull, kan manglende integrerte systemer føre til at salgsmuligheter glipper.
AIFlow CRMAlt du trenger å vite om CRM for småbedrifter i Norge. Fra valg til implementering, med lokale eksempler og GDPR-veiledning.
AIFlow CRMLær 7 tegn på at småbedriften har vokst fra Excel, hvilke CRM-funksjoner du trenger først, og hvordan du kommer i gang på 30 dager.
AIFlow CRM