Ett CRM system, som står for Customer Relationship Management system, er en programvareløsning designet for å sentralisere og administrere all informasjon og interaksjon mellom en bedrift og dens kunder. I stedet for å ha kundeinformasjon spredt over e-postkasser, Excel-filer og notisbøker, samler et CRM system alt på ett sted.
Kjernen i ethvert CRM system er en robust database som lagrer detaljert informasjon om hver enkelt kunde og prospekt. Dette inkluderer grunnleggende kontaktinformasjon, firmadata, kommunikasjonshistorikk, kjøpsadferd og preferanser. Men moderne CRM system går langt utover bare datalagring.
Et effektivt CRM system fungerer som et sentralt nervesenter for alle kundeorienterte aktiviteter i organisasjonen. Det gir ansatte i salg, markedsføring, kundeservice og ledelse tilgang til oppdatert og nøyaktig kundeinformasjon i sanntid. Denne felles datakilden sikrer at alle har samme forståelse av hver kundes situasjon og behov.
Et godt CRM system handler fundamentalt om å skape en enkelt kilde til sannhet for all kunderelatert informasjon i virksomheten. Når alle i organisasjonen jobber ut fra samme datasett i CRM system, elimineres misforståelser og ineffektivitet som oppstår når informasjon er fragmentert.